Définition
Elle consiste à prévoir les ressources (temps, finances, efforts) nécessaires pour mener une initiative.
Elle trouve son utilité autant auprès des business analystes que des parties prenantes.
Le résultat de cette méthode peut parfois prendre la forme d’un simple nombre. Dans d’autres circonstances, il est exprimé sous forme d’échelle comportant des valeurs minimum et maximum et exprimant de données telles que des probabilités. Cette échelle porte également le nom d’« intervalle de confiance » Elle permet d’établir un niveau d’incertitude, calculé en fonction de la quantité d’informations à disposition. Un intervalle de confiance important signifie que la personne en charge dispose de peu d’informations. Chaque estimation peut posséder son propre niveau d’incertitude.
L’estimation se pratique de manière itérative. Les business analystes réexaminent (et révisent si besoin) leurs estimations chaque fois que de nouvelles informations sont disponibles. Elles peuvent gagner en précision à travers l’utilisation de données antérieures (p. ex. les heures réelles passée sur une activité).
Pourquoiutiliserl'estimation?
Points forts
- Pertinence : L’estimation favorise la prise de décision à propos des moyens financiers, des délais, ou l’importance d’un groupe d’éléments. Elle permet également de justifier ces décisions.
- Planification : Cette technique permet de gérer le changement de manière efficace et contrôlée.
- Précision : Une équipe de personnes compétentes peut fournir un indicateur précis et proche de la valeur réelle.
- Adaptation : La mise en œuvre itérative d’une estimation lui permet de se compléter de connaissances diverses et d’être affinée régulièrement.
Éléments
Techniques
Il existe de nombreuses méthodes d’estimation des coûts et efforts d’une initiative. Les business analystes développent généralement leurs estimations en collaboration avec les chef-fe-s de projet et d’autres membres d’équipe. Les business analystes peuvent également utiliser les nombreux outils et techniques d’estimation à disposition.
Chaque situation possède une méthode adéquate.
- Approche descendante : L’analyse commence par les éléments d’un niveau élevé, puis les décompose en descendant dans la hiérarchie.
- Approche ascendante : Cette approche se focalise sur les éléments en bas de la hiérarchie. Cela permet d’étudier les détails de l’activité et d’estimer des aspects comme les coûts ou les efforts à une échelle individuelle. Ces éléments se résument ensuite à un niveau plus global.
- Estimation paramétrique : L’organisation crée un modèle paramétrique basé sur son propre historique. Cela permet de calibrer le modèle sur les compétences et les aptitudes des équipes et des processus. Ainsi, le modèle fournit des valeurs et des informations en lien avec ces paramètres.
- Ordre de grandeur approximatif (ROM) Rough Order of Magnitude : Cette méthode s’utilise lorsqu’il y a peu d’informations à disposition. Cela arrive en principe dans les premières phases de la création d’une solution. Elle présente un ensemble considérable de valeurs, mais possédant un petit intervalle de confiance. En d’autres termes, cette méthode privilégie la quantité à la qualité. Une estimation ROM affiche en général une précision maximale entre +50% et -50%.
- Cascade: Cette méthode consiste en une suite d’estimations qui accompagnent une initiative. Ces estimations permettent d’obtenir des informations détaillées de manière fréquente, notamment en ce qui concerne les activités à court terme qui composent une initiative.
- Delphi: Cette méthode combine l’historique de l’entreprise et l’avis d’expert-e-s. À travers plusieurs sessions, les estimations individuelles sont débattues avec les expert-e-s afin d’atteindre un consensus.
- PERT (Program Evaluation Review Technique): Cette méthode attribue trois valeurs à chaque élément de l’estimation.
- Valeur optimiste (VO): Représente le scénario le plus bénéfique.
- Valeur pessimiste (VP): Représente de scénario le plus néfaste.
- Valeur réaliste (VR): Représente le scénario le plus probable.
La valeur PERT pour chaque élément est calculée ainsi : [VO+VP+(4xVR)]/6
- Estimation définitive : Si vous possédez suffisamment d’informations, vous pouvez alors conduire une estimation définitive. Cette estimation est plus précise qu’une ROM et sert à prévoir des éléments plus conséquents comme les échéances, les budgets définitifs, ou les ressources requises.
Assurez-vous de la précision acceptable de ces estimations (marge d’erreur de 10% ou moins).
Certaines techniques vues ci-dessus s’inspirent d’autres de la liste. Ainsi, vos équipes peuvent également combinerplusieurs de ces méthodes durant le développement d’une initiative Par exemple, une estimation définitive peut être réalisée en cascade pour chaque phase de l’initiative, lorsque les informations sont suffisantes. Dans le cas contraire, une estimation ROM peut être effectuée.
Conseil :
Idéalement, utilisez systématiquement plusieurs techniques pour chaque estimation. Cela peut nécessiter plus de temps et de ressources sur le moment, mais vous permettra d’en économiser plus tard grâce aux résultats fiables obtenus.
Note :
Ces méthodes nécessitent que les participant-e-s possèdent de descriptions précises des éléments en question. Assurez-vous de structurer l’analyse et les éléments afin de répartir le travail de manière optimale.
Conseil :
Lorsque vous terminez le processus d’estimation, n’oubliez pas d’y incorporer les contraintes et les hypothèses.
Précision de l’information
Il s’agit de la marge d’incertitude. Elle mesure l’écart entre l’estimation et la valeur réelle (évaluée plus tard). Elle se calcule en divisant l’amplitude par la valeur moyenne de l’intervalle de confiance, ce qui donne un pourcentage.
Les estimations ROM affichent souvent une précision maximale de +50 % à -50 %. Les estimations définitives doivent idéalement présenter une précision de 10 % ou moins.
Sources d’informations
Il existe de nombreuses sources d’informations utilisables selon le contexte et leur niveau de précision.
- Situations comparables
- Éléments similaires au sujet de l’estimation.
- Englobe les projets, initiatives, risques, événements, etc…
- Antécédents de l’organisation
- Expériences de l’organisation sur un travail antécédant.
- Utiles lorsque les techniques employées ou les compétences de l’équipe sont similaires entre l’ancienne et l’actuelle expérience.
- Jugement expert
- Mise à profit des connaissances des expert-e-s.
- Permet de baser l’estimation sur des connaissances-clés pointues.
- Une estimation conduite par des personnes familières avec le sujet est plus précise.
- Les expert-e-s peuvent être externes ou internes à l’organisation.
Précision et fiabilité des estimations
Lorsqu’un attribut spécifique fait l’objet d’une estimation, la précision de celle-ci provient d’un consensus entre les diverses estimations réalisées. Le niveau du consensus résulte de l’évaluation des imprécisions (p. ex. la différence ou l’écart-type).
Pour évaluer la fiabilité d’une estimation, vous pouvez la répéter avec d’autres méthodes ou personnes.
Le niveau de fiabilité et de précision d’une estimation est représenté en tant que plage de valeurs et son niveau de confiance associé. Les estimations réalisées et leurs valeurs potentielles permettent donc la création de cette plage de valeurs.
Par exemple :
Une équipe estime qu’une activité demande 40 heures de travail.
- Un intervalle de confiance à 90% suggère que le nombre d’heures requis oscille entre 36 et 44, dépendant des estimations individuelles.
- Un intervalle de confiance à 95% suggère une oscillation entre 38 et 42 hours.
Ainsi, la plage de valeurs diminue à mesure que l’intervalle de confiance augmente.
Conseil :
Les personnes en charge de l’estimation peuvent s’aider de la technique PERT. Cela permet une estimation possédant un large intervalle de confiance. Si ces personnes utilisent des méthodes différentes pour chaque élément pris en compte, elles peuvent distribuer les probabilités. Cela permet d’établir une estimation globale comprenant tous les éléments, accompagnée d’un intervalle de confiance et une plage de valeurs.
Lespersonnes responsables
Responsabilité
- En général, la responsabilité d’une estimation revient aux personnes responsables de l’élément estimé.
Équipes
- Une estimation fonctionne mieux lorsqu’elle est réalisée par une équipe. . En effet, elle profite des diverses connaissances des personnes présentes.
Expert-e-s
- Les expert-e-s fournissent un niveau de précision plus élevé.
- Un-e- expert-e externe peut apporter son aide lorsque l’organisation requiert un niveau de confiance important.
- L’estimation de l’expert-e est ensuite comparée avec les résultats internes.
- Cela permet de trouver des lacunes et de décider d’éventuelles modifications.
Conseil :
Assurez-vous que les personnes chargées des estimations possèdent les connaissances adéquates. Plus celles-ci sont pointues, plus les résultats de l’estimation seront fidèles aux valeurs réelles (calculées plus tard).
Conseil :
Vos équipes peuvent combiner ces différentes méthodes (cela est même recommandé !).
Comment utiliser l’estimation ?
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