Définition
Les listes de parties prenantes, cartographie, et personas aident les business analystes à analyser les parties prenantes et leurs caractéristiques. Cette analyse est essentielle pour déterminer l’ensemble des sources d’exigences possibles et de s’assurer de bien comprendre les parties prenantes.
L’analyse s’assure ainsi que les décisions concernant l’engagement, la collaboration, et la communication avec les parties prenantes représentent les meilleurs choix pour tout le monde et contribue à la réussite de l’initiative.
Exemples de parties prenantes :
Client.e, exper.et du domaine, utilisateur.rice final.e, soutien opérationnel, chef.fe de projet, sponsor, testeur.euse, fournisseurs, régulateurs, etc…
Tip :
Une carte des parties prenantes n'est pas la même chose qu'un organigramme ! Une carte des parties prenantes examine la manière dont ces dernières seront impliquées dans la solution résultante. Un organigramme montre les personnes et la manière dont elles s'intègrent dans la structure organisationnelle commune et hiérarchique.
L’analyse des parties prenantes commence par leur identification. Elle détermine celles qui peuvent être affectées par une initiative ou qui partagent un besoin d’affaires commun. Il s’agit de noter, prendre en compte, et analyser les différentes caractéristiques des parties prenantes identifiées.
Types courants de caractéristiques de parties prenantes.
- Niveau d’autorité dans le domaine du changement et dans l’organisation
- Attitude ou intérêt à l’égard du changement réalisé
- Attitude à l’égard du rôle et du travail du/de la Business Analyste
- Niveau d’autorité décisionnelle
Il est primordial d’identifier et d’analyser ces types.
Pourquoi avoir recours à l'analyse de parties prenantes ?
Points forts
Repère les personnes spécifiques qui doivent être impliquées dans les activités d’élicitation des exigences.
Aide les business analystes à planifier des activités de facilitation, communication, et collaboration qui impliquent tous les groupes de parties prenantes.
Facilite la compréhension des changements dans les groupes impactés au fil du temps.
Limites
Les business analystes qui travaillent en permanence avec les mêmes équipes sont susceptibles de ne pas utiliser la technique de gestion et d’analyse des parties prenantes car le changement leur paraît minimal dans leurs groupes respectifs.
Le/la Business Analyste commence généralement son analyse des parties prenantes en étudiant l’étendue suggérée de la solution, puis en analysant les groupes impactés.
Pour réaliser une analyse des parties prenantes, les business analystes utilisent une ou plusieurs techniques afin d’établir une liste de parties prenantes et les analyser. Les outils ci-dessous peuvent être utilisés pour réaliser ce travail :
- Liste des parties prenantes
- Cartographie des parties prenantes
- Matrice RACI (Détaillé dans un article à part)
- Personas
1. Liste des parties prenantes
La liste de partie prenantes est essentielle pour le travail de planification des activités d’élicitation, de collaboration, et de communication.
Elle peut ainsi devenir très longue. À mesure que l’analyse est réalisée, le/la Business Analyste catégorise et structure cette liste. Il est essentiel de disposer d’une liste complète pour s’assurer qu’aucune partie prenante ou groupe de parties prenantes importants ne soient oubliés, sous peine de passer à côté d’exigences critiques.
- Objectif:
- Identifier, lister, et valider toutes les parties prenantes de manière exhaustive.
- Identifier, lister, et valider toutes les parties prenantes de manière exhaustive.
- Activités proposées:
- Organiser des workshops d’analyse des parties prenantes.
- Lister les départements, les équipes, puis toutes les fonctions impactées.
- Préciser leur rôle dans l’initiative s’il est applicable.
- Décrire leurs activités en lien avec l’initiative.
- Faire valider aux différents valideurs.
- Qui fournit les informations et valide ?
Le/la Chef.fe de projet, le/la Chef.fe de programme, les leads business & SMEs, le/la Change Manager Organisationnel.le (non-exhaustif, adapter à chaque initiative).
- Temps estimé:
De 1 à 10 jour(s) selon la taille et complexité de l’initiative
- Outils pour vous aider :
Organisation de workshop en ligne : Microsoft Teams, Klaxoon, MIRO, etc…
Template de liste des parties prenantes :
Le brainstorming et les entretiens représentent deux techniques utiles pour générer une liste de parties prenantes.
2. Cartographie des parties prenantes :
- Objectif:
La cartographie des parties prenantes est représentée sou forme de diagramme. Elle illustre les relations des parties prenantes avec la solution et elles-mêmes. Cette relation évolue au cours du projet avec les changements organisationnels, de périmètre, et autres facteurs externes. L’analyse des parties prenantes est donc itérative.
- Activités proposées:
- Reprendre la liste de partie prenantes et rôles réalisée lors de l’étape précédente.
- Lister les départements, les équipes, puis toutes les fonctions impactées.
- Préciser leur rôle dans l’initiative s’il est applicable.
- Décrire leurs activités en lien avec l’initiative.
- Faire valider aux différents valideurs.
- Vous pouvez créer des personas pour aller plus loin.
- Qui valide et ajuste ?
Le/la Chef.fe de projet, le/la Chef.fe de programme, les leads business & SMEs, le/la Change Manager Organisationnel.le (non-exhaustif, adapter à chaque initiative).
- Temps estimé:
De 1 à 10 jour(s) selon la taille et complexité de l’initiative
- Outils pour vous aider :
Il existe de nombreuses formes de cartographie, mais les deux plus courantes sont :
- Matrice des parties prenantes:
- Permet de cartographier les parties prenantes selon leur niveau d’influence sur l’initiative et le niveau d’impact de l’initiative sur elles. Chaque catégorie donne lieu à des actions spécifiques :
- Matrice des parties prenantes:
- Influence élevée/Impact élevé : Les parties prenantes jouent un rôle majeur dans l’activité de changement. Le/la Business Analyste doit concentrer ses efforts sur ce groupe et l’impliquer régulièrement.
- Influence élevée/Faible Impact : Ce sont les parties prenantes dont les besoins doivent être satisfaits. Le/la Business Analyste doit les impliquer et les consulter tout en faisant son possible pour accroître leur niveau d’intérêt dans l’activité de changement.
- Faible influence/Impact élevé : Les parties prenantes soutiennent l’activité de changement et en représentent des ambassadeurs de bonne volonté potentiels. Le/la Business Analyste doit impliquer ce groupe pour ses intrants et montrer de l’intérêt à l’égard de ses besoins.
- Faible influence/Faible Impact : Les parties prenantes peuvent être tenues informées à l’aide de communications générales. Un engagement supplémentaire peut leur permettre d’atteindre le quart des ambassadeurs de bonne volonté, offrant ainsi un soutien supplémentaire à l’activité.
- Le Diagramme en oignon « onion diagram » :
- Indique le niveau d’implication des parties prenantes dans la solution.
- Permet de savoir si elles utiliseront directement la solution ou si elles font partie d’un processus.
- Définit si les parties prenantes sont internes sont externes à l’organisation.
- Le Diagramme en oignon « onion diagram » :
3. Matrice RACI
Vous pouvez trouver notre article sur la Matrice RACI!
4. Personas
Une étude est menée afin de comprendre le groupe d’utilisateur.rice.s. Ensuite, les personnages sont créés en fonction des connaissances plutôt que des opinions. Plusieurs techniques d’élicitation peuvent être utilisées pour réaliser cette étude, comme des brainstorming, entretiens, et des sondages/questionnaires qui représentent des solutions courantes.
- Objectif
Les personas sont des personnages imaginaires représentant les différents groupes d’utilisateur.rice.s de la future solution.
Leur création facilite le développement des caractéristiques du produit ou service grâce à une compréhension approfondie des besoins de la clientèle.
Une persona permet donc de donner vie à l’utilisateur.rice, ce qui aide les responsables de la conception et l’élaboration des solutions à mieux appréhender la mise au point d’un produit ou service.
Chaque groupe de parties prenantes est représenté par une persona.
La persona est généralement caractérisée par les informations suivantes, choisies après une phase de recherche sur les différents groupes :
- Prénom
- Age
- Culture
- Type de fonction
- Intérêts
- Barrières
- Habitudes
- Activités Proposées :
- Tenir un brainstorming sur les caractéristiques des personas.
- Créer les personas et les présenter.
- Utiliser la persona pour définir les caractéristiques d’un produit ou service.
- Avec qui brainstormer et utiliser les personas ?
Le/la Chef.fe de projet, les SMEs, le/la Product Owner, le/la Change Manager Organisationnel.le (non-exhaustif, adapter à chaque initiative).
- Temps estimé :
- 1 à 4 jour(s) selon la taille et complexité de l’initiative.
- 1 à 4 jour(s) selon la taille et complexité de l’initiative.
- Outils pour vous aider :
Comment mettre en place l'analyse des parties prenantes ?
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